อีกหนึ่งการใช้งาน ChatGPT หรือ AI Tools ปัจจุบันนี้เชื่อว่าสิ่งหนึ่งที่คนใช้กันเยอะสุดคงหนีไม่พ้นการให้ช่วยคิดเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้เรา เพื่อลดเวลาการทำงาน และจัดการงานต่าง ๆ รอบตัวได้ไวมากขึ้น

ทักษะการสื่อสาร (Communication Skills) ก็เป็นอีกหนึ่งพื้นฐานสำคัญที่คนทำงานทุกคนควรมีเพื่อต่อยอดสิ่งต่าง ๆ ทั้งในแง่ของลีดเดอร์ที่ต้องนำทีม และคนทำงานที่ต้องสร้าง Performance โดยรายงานจาก Forbes Advisor ระบุว่า 46% ของเจ้าของธุรกิจใช้ AI เพื่อช่วยเรื่องการสื่อสารในองค์กรอยู่แล้ว แต่ในขณะเดียวกันรายงานจาก McKinsey กลับพบว่าปกติพนักงานใช้เวลาถึง 1.8 ชั่วโมงต่อวันในการค้นคว้าข้อมูล หรือโดยเฉลี่ย 9.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์!

5 ข้อสำคัญ Prompt ให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

โดยการจะใช้ Prompt ให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี จากเว็บไซต์ simpplr ได้ระบุว่าเราต้องคำนึงถึง 5 เรื่องด้วยกัน คือ

1. กำหนดวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน (objective): ความชัดเจนของเป้าหมาย จะช่วยให้ ChatGPT เข้าใจจุดประสงค์ของข้อความและปรับแต่งผลลัพธ์ให้เหมาะสมตามเป้าหมายเราได้มากขึ้น

2. หาบริบท (context) ให้เจอ: บริบทจะช่วยให้ ChatGPT ตอบโจทย์วัตถุประสงค์ด้านบนได้ตรงขึ้นไปอีก เช่นให้รู้ว่าเราเขียนไปในฐานะของใคร ต้องการให้ใครอ่าน มีแหล่งข้อมูลไหนไหมที่ต้องการใช้อ้างอิง เป็นต้น

3. พยายามใช้คำที่มีรายละเอียด และเฉพาะเจาะจง (specific): พอมีบริบทกับวัตถุประสงค์ชัดแล้ว ก็ต้องมาลงรายละเอียดมากขึ้น ว่าเป็นงานเกี่ยวกับอะไร มีอะไรที่อยากได้ หรือไม่อยากได้ในผลลัพธ์นี้บ้าง

4. เลือกโทน น้ำเสียงแบบที่ต้องการ (tone and voice): ถ้ากำหนดเลยว่าอยากให้ได้ตัวอย่างคำพูดแบบหัวหน้าเข้มงวด คนติดเล่น ก็สามารถกำหนดได้เลยตั้งแต่แรก

5. คอยแก้ไขเรื่อย ๆ (give feedback): ความเลิศของ ChatGPT คือยิ่งคุณคุยกับเขามากขึ้น ให้ข้อมูลกับเขามากขึ้น ให้ Feedback เพิ่มเติมเรื่อย ๆ เขาก็จะทำงานกับเราได้แม่นมากยิ่งขึ้น

วันนี้เราได้ลองรวบรวมตัวอย่าง AI Prompt ในการช่วยคิดไอเดียเรื่องการสื่อสาร เพื่อช่วยให้คนทำงานสามารถทำงานได้ไวมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในแง่ของการช่วยคิดคำเพื่อการพูด หรือคำเพื่อการสื่อสารผ่านรูปแบบอื่น ๆ

20 AI Prompt พัฒนาการสื่อสารสำหรับคนทำงาน

Prompt สำหรับการเขียนอีเมลแบบต่าง ๆ

1. อีเมลเพื่อแนะนำตัวกับลูกค้า
💬 Compose a friendly introduction email to a potential customer, highlighting the benefits of our product/service and offering to answer any questions they may have. Keep it within 180-200 words.

💬 เขียนอีเมลแนะนำตัวที่ดูเป็นมิตรเพื่อส่งถึงลูกค้า โดยเน้นถึงประโยชน์ของผลิตภัณฑ์หรือบริการของเรา และเสนอความช่วยเหลือในการตอบคำถามที่พวกเขาอาจมี ทั้งนี้ให้จำกัดความยาวไว้ที่ 180-200 คำ

2. อีเมลเชิญลูกค้าเข้าร่วมงาน Event
💬 Create a captivating event invitation email, providing details about the event, its significance, and a clear call to action for registration or attendance. Keep it within 180-200 words.

💬 สร้างอีเมลเชิญเข้าร่วมงานที่น่าสนใจ โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับงาน ความสำคัญของงาน และมีคำกระตุ้นให้ดำเนินการที่ชัดเจนเพื่อให้ลูกค้าลงทะเบียนหรือเข้าร่วมงาน ทั้งนี้ให้จำกัดความยาวไว้ที่ 180-200 คำ

3. อีเมลเขียนตอบกลับหาลูกค้า
💬 Write a courteous and informative customer support email addressing a customer’s query or issue, offering a solution or next steps. Keep it within 180-200 words.

💬 เขียนอีเมลตอบกลับลูกค้าอย่างสุภาพและให้ข้อมูลครบถ้วน โดยกล่าวถึงคำถามหรือปัญหาของลูกค้า พร้อมเสนอแนวทางแก้ไขหรือขั้นตอนถัดไป โดยให้จำกัดความยาวไว้ที่ 180-200 คำ

4. อีเมลเพื่อขอความคิดเห็น หรือ Feedback
💬 Craft a polite feedback request email to customers, explaining the importance of their feedback and guiding them through the feedback submission process. Keep it within 180-200 words.

💬 เขียนอีเมลขอความคิดเห็นจากลูกค้าอย่างสุภาพ อธิบายถึงความสำคัญของความคิดเห็นของพวกเขา และแนะนำขั้นตอนในการส่งความคิดเห็น โดยให้จำกัดความยาวไว้ที่ 180-200 คำ

5. อีเมลชื่นชม ขอบคุณพนักงาน
💬 Write a heartfelt employee appreciation email, thanking employees for their contributions and recognizing their achievements. Keep it within 180-200 words.

💬 เขียนอีเมลแสดงความขอบคุณและชื่นชมพนักงานอย่างจริงใจ โดยขอบคุณสำหรับความทุ่มเทและยกย่องความสำเร็จของพวกเขา โดยให้จำกัดความยาวไว้ที่ 180-200 คำ

Prompt สำหรับคิดคำโน้มน้าวใจ-ต่อรอง

1. วิธีเจรจา เมื่อเจอเพื่อนส่งงานช้ากว่ากำหนด
💬 My co-worker constantly misses deadlines, which consequently affects my own work. Suggest some ways I can approach a negotiation conversation with them to address this issue and find a solution that benefits both of us.

💬 เพื่อนร่วมงานของฉันมักส่งงานล่าช้ากว่ากำหนด ซึ่งส่งผลกระทบต่องานของฉันโดยตรง ช่วยแนะนำวิธีเจรจาเพื่อพูดคุยเรื่องนี้กับเขา และหาทางออกที่เป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย

2. วิธีเจรจาต่อรอเงินเดือน และผลตอบแทน
💬 I’ve just received a job offer but the salary offered is below market value. List some ways I can negotiate for better compensation and benefits without risking the offer.

💬 ฉันเพิ่งได้รับข้อเสนองาน แต่เงินเดือนที่เสนอให้นั้นต่ำกว่ามาตรฐานตลาด ช่วยแนะนำวิธีต่อรองเงินเดือนเพื่อให้ได้ค่าตอบแทนและสวัสดิการที่ดีกว่าเดิม โดยไม่ทำให้ข้อเสนองานตกอยู่ในความเสี่ยงที่อาจจะถูกปฏิเสธ

3. วิธีโน้มน้าวให้ทีมใช้โปรดักส์ใหม่ ๆ
💬 Generate a list of ideas for how I can convince my team to adopt a new software platform, and effectively communicate the benefits and address concerns so they can embrace the change?

💬 ช่วยแนะนำไอเดียในการโน้มน้าวทีมให้ยอมรับและใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ โดยต้องสื่อสารถึงประโยชน์ที่ชัดเจน และจัดการกับข้อกังวลของทีมได้ เพื่อให้พวกเขาเปิดรับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่น

4. วิธีโน้มน้าวนักลงทุนต่อการนำเสนอโปรเจกต์ใหม่ ๆ
💬 I’m pitching a new product idea to potential investors. Show me how to craft a compelling presentation and pitch deck that clearly articulates the value proposition and convinces them to fund my venture.

💬 ฉันกำลังนำเสนอไอเดียผลิตภัณฑ์ใหม่ให้กับนักลงทุน ช่วยแนะนำวิธีสร้าง Presentation และ Pitch Deck ที่น่าสนใจ โดยสามารถอธิบาย Value ของโปรเจกต์ได้อย่างชัดเจน และโน้มน้าวให้นักลงทุนสนใจลงทุนกับฉัน

5. วิธีโน้มน้าวให้คนเห็นถึงศักยภาพในการเลื่อนตำแหน่ง
💬 How do I persuade my boss and the senior leadership team that I possess the necessary skills, experience, and vision to excel in a senior management position?

💬 ฉันต้องการพิสูจน์ให้หัวหน้าและทีมผู้บริหารเห็นว่าฉันมีทักษะ ประสบการณ์ และวิสัยทัศน์ที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง ช่วยแนะนำวิธีการพูดโน้มน้าวพวกเขาให้มั่นใจว่าฉันเหมาะสมกับตำแหน่งนี้

Prompt สำหรับการให้ Feedback ติดตามผลงาน

1. กำหนดเป้าหมายให้กับทีมงาน
💬 Create SMART goals for [employee’s role] for the next review period, focusing on areas such as [area 1], [area 2]. Ensure the goals are specific to their job responsibilities and personal development areas.

💬 สร้างเป้าหมายแบบ SMART ให้กับ [พนักงาน/ตำแหน่ง] สำหรับรอบการประเมินครั้งถัดไป โดยเน้นที่ [ด้านที่ 1], [ด้านที่ 2] กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนและสอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน รวมถึงการพัฒนาตนเอง

2. วิธีสื่อสารเพื่อติดตามการทำงานพนักงาน
💬 Act As a progress tracking assistant for [employee’s role], draft questions or templates to monitor advancements towards [specific goal], challenges in [specific area], and milestones achieved in [specific period].

💬 ให้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยติดตามความคืบหน้าสำหรับ [ตำแหน่งพนักงาน] ช่วยร่างคำถามหรือแบบฟอร์มเพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของ [เป้าหมายที่ระบุ], ปัญหาที่พบใน [ด้านที่ต้องพัฒนา], และความสำเร็จที่เกิดขึ้นภายใน [ช่วงเวลาที่กำหนด]

3. คิดคำในการ Feedback คนทำงาน
💬 Rewrite the feedback provided to [employee’s role] for the project [project name], focusing on improving communication skills in [specific context], teamwork abilities in [team setting], and technical skills in [technical area]. : [paste feedback here].

💬 ปรับปรุงข้อความสำหรับ Feedback ที่ให้กับ [พนักงาน] ในโครงการ [ชื่อโครงการ] โดยเน้นที่การพัฒนาทักษะการสื่อสารใน [บริบทที่ระบุ], การทำงานเป็นทีมใน [สถานการณ์ทีม], และทักษะด้านเทคนิคใน [ด้านที่ต้องการพัฒนา] : [วางข้อความ Feedback ที่มีอยู่ที่นี่]

4. คิดแนวทางการติดตามงานแบบรายสัปดาห์
💬 Draft a bi-weekly feedback form for [manager] and [employee’s role] to discuss progress on [specific project], challenges faced in [specific area of work], and collaboration with [team or department].

💬 ร่างแบบฟอร์มให้ Feedback รายสัปดาห์สำหรับ [ผู้จัดการ] และ [พนักงาน] เพื่อใช้ในการพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของ [โครงการที่ระบุ], ปัญหาที่พบใน [ด้านการทำงานที่เฉพาะเจาะจง], และการทำงานร่วมกับ [ทีมงานหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง]

5. วิธีสรุป Feedback ให้กับทีมงาน แบบเข้าใจง่าย
💬 Act As a comprehensive feedback aggregator for [employee’s role], compile feedback from peers, direct reports, and managers focusing on performance in [specific area], strengths in [another area], and suggested improvements for [upcoming period].

💬 ให้ทำหน้าที่เป็นตัวกลางรวบรวม Feedback สำหรับ [ตำแหน่งพนักงาน] โดยสรุปความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงาน, ผู้บังคับบัญชา และลูกทีม โดยเน้นที่ผลงานใน [ด้านที่กำหนด], จุดแข็งใน [อีกด้านหนึ่ง], และข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุงในครั้งถัดไป

6. ช่วยวิเคราะห์ Performance การทำงาน
💬 [Insert Data]: Analyze performance trends for [employee/department] over the last [time period], focusing on key metrics such as [metric 1], [metric 2]. Summarize the findings and suggest areas for improvement.

💬 [ใส่ข้อมูล]: วิเคราะห์แนวโน้มประสิทธิภาพการทำงานของ [พนักงาน/แผนก] ในช่วง [ระยะเวลาที่กำหนด] โดยเน้นที่ตัวชี้วัดสำคัญ เช่น [ตัวชี้วัดที่ 1], [ตัวชี้วัดที่ 2] สรุปผลการวิเคราะห์และแนะนำแนวทางปรับปรุง

7. คิดวิธีการสื่อสารแบบลดอดคติ
💬 Review and adjust the performance evaluation for [employee’s role] with a focus on eliminating bias related to [perceived bias area], ensuring objective assessment in [skill or competency], and promoting fairness in opportunities for [promotion or special project].

💬 ตรวจสอบและปรับปรุงการประเมินผลการทำงานของ [พนักงาน] โดยเน้นการลดอคติที่เกี่ยวข้องกับ [พื้นที่ที่อาจมีอคติ], เพื่อให้แน่ใจว่าการประเมินมีความเป็นกลางในด้าน [ทักษะหรือความสามารถที่วัดผล], และส่งเสริมความเท่าเทียมสำหรับ [การเลื่อนตำแหน่งหรือโครงการพิเศษ]

8. คิดวิธีการประเมิน Performance
💬 Generate a performance review draft highlighting strengths, areas for improvement, and future goals for [employee’s role]. Include specific achievements such as [achievement 1], [achievement 2], and areas needing improvement like [area 1], [area 2].

💬 ร่างแบบประเมินผลการทำงาน โดยเน้นที่จุดแข็ง, จุดที่ต้องพัฒนา และเป้าหมายในอนาคตของ [พนักงาน/ตำแหน่ง] รวมถึงความสำเร็จที่สำคัญ เช่น [ความสำเร็จที่ 1], [ความสำเร็จที่ 2] และจุดที่ต้องปรับปรุง เช่น [ด้านที่ต้องพัฒนา 1], [ด้านที่ต้องพัฒนา 2]

9. สร้างแบบสอบถามเพื่อประเมินตัวเอง
💬 Create a self-assessment questionnaire for [employee’s role] reflecting on the past year [year], evaluating personal growth in [skill or area], teamwork in [project or team], and aspirations for [next year’s goal or skill development].

💬 สร้างแบบสอบถามสำหรับการประเมินตนเองของ [ตำแหน่งพนักงาน] เพื่อสะท้อนถึงปีที่ผ่านมา [ระบุปี] โดยพิจารณาการพัฒนาทางด้าน [ทักษะหรือด้านที่ต้องการประเมิน], การทำงานเป็นทีมใน [โครงการหรือทีมที่เกี่ยวข้อง], และเป้าหมายสำหรับปีถัดไปใน [เป้าหมายหรือทักษะที่ต้องการพัฒนา]

10. วิธีประเมินคนทำงานตามกฎระเบียบต่าง ๆ
💬 Act As a compliance advisor for [organization’s HR department], guide on best practices for ensuring feedback and performance review processes for [employee’s role] comply with [specific laws or regulations], focusing on [ethical standards], and promoting equity in [evaluation and promotion processes].

💬 ให้ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับ [ฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กร] โดยให้คิดคำแนะนำเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการให้ Feedback และการประเมินผลการปฏิบัติงานของ [ตำแหน่งพนักงาน] เป็นไปตาม [กฎหมายหรือระเบียบที่กำหนด], โดยเน้นที่ [มาตรฐานทางจริยธรรม] และส่งเสริมความเท่าเทียมในการ [ประเมินผลและการเลื่อนตำแหน่ง]
 

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของตัวอย่าง Prompt ที่สามารถมาใช้ช่วยในการสื่อสารเรื่องการทำงานในชีวิตประจำวันได้ ทั้งในแง่ของการทำอีเมล การพูดโน้มน้าวใจ รวมไปถึงการให้ Feedback ต่าง ๆ

ซึ่งการใช้ AI ในการสื่อสารไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังเพิ่มความแม่นยำและความชัดเจนในการส่งข้อมูลไปยังผู้รับ นอกจากนี้ AI ยังสามารถปรับตัวได้ตามสถานการณ์ ทำให้เราสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงประเด็นมากขึ้นในทุกบทบาทของการทำงาน

——
📌 สนใจ Corporate In-House Training ยกระดับทักษะองค์กรด้วย AI-People Enablement Solutions 
ติดต่อ อีเมล [email protected]
หรือโทร 082-297-9915 (คุณโรส)

——
Sources:
neodove.com
forbes.com
learnprompt.org